Req to Pay

Organizando múltiplos fluxos em uma experiência mais clara, eficiente e rastreável.

Plataforma desenvolvida para organizar solicitações, aprovações e recursos operacionais em um ambiente corporativo de grande escala.

Contexto

Uma grande operação de produção precisava reorganizar a forma como recursos e solicitações eram gerenciados entre diferentes áreas internas.

Os processos aconteciam de forma descentralizada, utilizando e-mails, telefone e aplicativos de mensagem, dificultando rastreabilidade, acompanhamento e visibilidade das solicitações.

Além da fragmentação operacional, diferentes modalidades de atendimento — como compras, aluguel, comodato e parcerias — aumentavam a complexidade da jornada dos usuários.

Desafio

Criar uma plataforma capaz de centralizar diferentes fluxos operacionais em uma única experiência digital, organizando múltiplos tipos de solicitação sem aumentar a complexidade do processo.

O desafio não era apenas reunir funcionalidades, mas estruturar uma experiência clara, intuitiva e eficiente para diferentes perfis de usuário dentro de uma operação de alta escala.

Sistemas complexos não precisam parecer complexos.

Imersão e Processo

O projeto começou com uma etapa intensa de imersão utilizando a metodologia Lean Inception, reunindo diferentes áreas envolvidas no processo operacional.

Durante workshops colaborativos foram mapeados:

jornadas
gargalos
dependências
pontos de atrito
necessidades específicas de cada área

O objetivo era construir uma visão compartilhada do produto antes do desenvolvimento.

Dia 1

Levantamento das dores dos usuários e construção do escopo do produto.

Dia 2

Trabalho em grupo para desenhar as personas.

Dia 3

Brainstorm da jornada de trabalho para levantamento das funcionalidades

Dia 4

Priorização das funcionalidades de acordo com entendimento, conhecimento técnico e importância para o processo.

Dia 5

Associação das funcionalidades às jornadas de trabalho e definição da primeira entrega.

Personas

Organizar informação também é experiência.

Arquitetura da Experiência

A plataforma foi estruturada para organizar diferentes modalidades de solicitação dentro de uma experiência unificada.

Fluxos complexos foram simplificados através de:

hierarquia clara de informações
organização de etapas
rastreabilidade visual
acompanhamento de status
notificações
validações operacionais

O foco do projeto foi reduzir carga cognitiva e facilitar a navegação entre processos de alta complexidade.

Módulos e Funcionalidades

Solicitações de recursos operacionais
Gestão de pedidos via parceria, compra, aluguel e comodato
Acompanhamento de status e aprovações
Gestão de fornecedores e parceiros
Rastreabilidade das solicitações
Notificações e atualizações operacionais
Extração de relatórios e indicadores

Clareza operacional reduz atrito.

Interface

A interface foi desenhada para facilitar acompanhamento e tomada de decisão em tempo real.

Dashboards, filtros, status e jornadas foram organizados de forma clara para reduzir atrito operacional e melhorar a experiência de uso entre diferentes áreas da operação.

Metodologia

O desenvolvimento aconteceu em ciclos iterativos de validação contínua com os usuários envolvidos no processo.

A cada entrega:

funcionalidades eram testadas
fluxos eram refinados
melhorias eram incorporadas

Essa dinâmica colaborativa ajudou a garantir aderência às necessidades reais da operação.

Quando a experiência faz sentido, os fluxos fluem melhor.

Resultados

Após a implementação, a operação passou a contar com um ambiente centralizado e mais organizado para gestão de solicitações e recursos.

Principais ganhos:

• Maior visibilidade dos processos
• Redução da fragmentação operacional
• Mais clareza entre etapas e aprovações
• Melhor rastreabilidade das solicitações
• Redução de retrabalho
• Fluxos mais previsíveis e organizados

O Req2Pay transformou um processo descentralizado em uma experiência operacional mais fluida, eficiente e escalável.